Digital Signature at Point of Sale

Digitale serverondertekening biedt grote voordelen bij verkoopovereenkomsten

05/08/2019

Bedrijven, winkels en bankinstellingen moeten hun klanten vaak documenten laten ondertekenen. Meestal gebeurt dit nog op papier, terwijl een elektronische oplossing een beter alternatief is. Een digitale serverondertekening biedt heel wat voordelen op het vlak van efficiëntie, snelheid en veiligheid van administratieve processen.

 

In elk bedrijf, elke bankinstelling of winkel moeten regelmatig documenten ondertekend worden. Denk aan een klant in een elektrozaak die op krediet een nieuwe tv wil kopen. Of een verkoopovereenkomst voor vastgoed bij een immomakelaar, documenten voor een lening of zelfs het openen van een rekening bij een bank. Maar ook een overeenkomst voor de huur van een wagen bij een autoverhuurbedrijf, het afsluiten van een verzekering bij een makelaar, een arbeidscontract, een contract bij een energieleverancier… De lijst van voorbeelden is bijna oneindig. 

 

Heel vaak worden die documenten nog steeds op papier ondertekend. Dat hoeft echter niet. Een e-signature-oplossing maakt digitale ondertekening van documenten mogelijk. De voordelen van die elektronische ondertekening zijn duidelijk. Ze bevordert de dematerialisatie van administratieve processen in bedrijven en laat hen toe om de omslag te maken naar een volledig papierloze flow. Documenten afprinten, opsturen, ze ingevuld terugkrijgen, ze inscannen: het kost tijd, geld en moeite. Bij een digitale ondertekening is geen post- en documenthandling meer nodig, waardoor de operationele en administratieve kosten beperkt blijven en bovendien de kans op fouten fors verkleint. Ook de kosten voor papiergebruik en verzending vallen weg. 

 

Hogere verwerkingssnelheid


De e-signature stroomlijnt en versnelt ook het beslissings- en verkoopproces, wat bijvoorbeeld handig is bij het verstrekken van consumentenkredieten, leningen, hypotheken, enzovoort. Ook zo kunnen bedrijven hun klanten een meerwaarde bieden. Het product waarvoor het contract ondertekend is, wordt dankzij de e-signature immers sneller of zelfs meteen beschikbaar. In een winkel kan de klant op die manier ter plaatse een consumentenkrediet afsluiten en het aangeschafte product meteen meenemen. Hij hoeft dus niet te wachten tot het krediet is goedgekeurd om zijn aankoop op te halen.

 

Hoogst mogelijke legale waarde


Uiteraard moet de digitale ondertekening veilig gebeuren en legaal bindend zijn volgens de Europese eIDAS-verordeningen. Volgens die verordeningen kan er alleen een zogeheten qualified electronic signature geplaatst worden als er gebruikgemaakt wordt van een gekwalificeerd certificaat.

 

ZetesConfidens biedt als geaccrediteerde leverancier van vertrouwensdiensten (erkend als QTSP op de EU-Trust List) via haar eaZyCert-oplossing ook de mogelijk aan voor de uitgifte van gekwalificeerde certificaten voor server signing, waarbij de handtekening geplaatst wordt via de cloud. Digitale ondertekening wordt daardoor toegankelijk voor iedereen[1]! Het resultaat is een handtekening met de hoogst mogelijke gekwalificeerde waarde.   

 

[1] Wie in België een eID bezit, beschikt over reeds zo’n certificaat. De eaZyCert-oplossing laat toe om beide methodes te combineren. Ook in gevallen waarin iemand zijn eID niet bij zich heeft of de pincode niet meer weet, biedt eaZyCert hierdoor een oplossing.


ZetesConfidens biedt dus via haar eaZyCert-oplossing ook certificaten voor server signing, waarbij de handtekening geplaatst wordt via de cloud. 

Hoe werkt de e-signature-oplossing?


De digitale ondertekening gebeurt op basis van het know your customer-proces van de klant. Het hele proces begint bij een solide identity proofing. Die controle kan in persoon verlopen, maar evengoed via een gelijkaardige methode waarbij de consument zijn identiteit bewijst via mobiele of web-onboarding mechanisme. Bij een face-to-facecontrole toont de consument een geldig identiteitsbewijs aan de verkoper of makelaar. Dat kan een reispas zijn, maar ook een rijbewijs of identiteitskaart. De bediende valideert de identiteit van de klant, op basis van de gegevens en foto op het identiteitsbewijs.

 

Daarna worden de identiteitsgegevens van de klant geregistreerd. De bediende kopieert de vereiste gegevens in op een digitaal document en laadt het vervolgens op naar een beveiligde cloudomgeving. Hij treedt dus op als een beëdigd persoon voor ZetesConfidens, een zogeheten local registration authority officer, waarbij de correctheid van de identiteit van de aanwezige persoon wordt vastgelegd. De bediende wordt vooraf grondig opgeleid over de te volgen procedures, zodat de registratie van de consument correct en in alle vertrouwen gebeurt. In vele gevallen kan deze registratie plaatsvinden als onderdeel van het KYC proces dat al aanwezig is in het verkooppunt.

 

Na de registratie door de bediende wordt een digitaal certificaat uitgereikt waarmee de elektronische handtekening geplaatst kan worden. In dit certificaat wordt de identiteit van de consument op een ontegensprekelijke manier vastgelegd.
Het certificaat zelf wordt bewaard via een beveiligde cloudomgeving en kan alleen gebruikt worden door de consument in kwestie. Die geeft via een beveiligd mechanisme, onafhankelijk van het verkoopskanaal, zijn toestemming om de digitale handtekening te plaatsen. Dat kan bijvoorbeeld via een sms, waarbij de consument een eenmalig paswoord ingeeft, of via een challenge response authenticatie mechanisme dat ook bij internetbankieren gebruikt wordt. Op basis van de toestemming van de consument wordt dan digitaal zijn handtekening geplaatst.

 

Gemoedsrust


De digitale ondertekening is een uiterst betrouwbare manier van werken die conform de eIDAS verordening een gelijkwaardige legale waarde vertegenwoordigd als de geschreven handtekening. Bovendien staat ZetesConfidens garant voor een correct afhandeling van de digitale ondertekening, volgens het WYSIWYS-principe of what you see is what you sign. Zowel consument als verkoper zijn zeker dat de digitale handtekening is geplaatst op het document dat werd getoond. Het getekende digitaal document biedt een helder en ontegensprekelijk bewijs van de verrichte handelingen. Dat biedt gemoedsrust, zowel voor het bedrijf als de klant.
 

Meer weten ?

Vind ons op LinkedIn