Privacyverklaring Zetes website

Respect voor privacy is een kernwaarde voor ZETES. In een wereld waarin digitale informatie een steeds belangrijker rol speelt, verzamelt en verwerkt ZETES bepaalde persoonsgegevens om u de diensten te kunnen leveren die u van ons verwacht. Bij het verwerken en beschermen van uw persoonlijke informatie houden wij ons strikt aan de geldende lokale wet- en regelgeving alsmede de, sinds 25 mei 2018, Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (de “AVG”).
We verzoeken u deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) zorgvuldig door te lezen. In dit document geeft ZETES een beschrijving van haar beleid inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens, teneinde de privacy van de gebruikers van onze website te waarborgen en uw vertrouwen ook in de toekomst te verdienen.
Deze Privacyverklaring is geschreven in de vorm van vragen en antwoorden.

1 Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
De ‘verwerkingsverantwoordelijke’ van uw persoonsgegevens is de volgende rechtspersoon:
ZETES INDUSTRIES sa/nv (kortweg “ZETES”)
Da Vinci Science Park
Straatsburgstraat 3
1130 Brussel
BTW-nummer: BE0425.609.373

2 Wat wordt bedoeld met persoonsgegevens? 
Met ‘persoonsgegevens’ bedoelen we alle specifieke informatie over een identificeerbare persoon. Bijvoorbeeld: namen, fysieke adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, namen van organisaties of functies, en informatie die we via onze website of andere communicatiekanalen ontvangen.

3 Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond worden uw persoonsgegevens verzameld en verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden voor de onderstaande doeleinden verwerkt:

- Het gebruik van de website van ZETES
Uw persoonsgegevens kunnen door ZETES worden verwerkt om u de best mogelijke gebruikerservaring te kunnen bieden en om te kunnen reageren op uw vragen of verzoeken, zoals bijvoorbeeld een verzoek om informatie over onze producten en diensten of over een vacature, een verzoek tot inschrijving voor een evenement of een training of een verzoek om toezending van een artikel of een andere publicatie van ZETES. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: uw naam, titel, adres, telefoonnummer, e-mailadres, organisatie en functie, plus een beschrijving van het verzoek dat u naar ZETES hebt gestuurd.

U hoeft zich niet te registreren om onze website te kunnen gebruiken. Als u alleen een bezoek aan onze website brengt, verzamelen wij geen persoonsgegevens over u, behalve in beperkte mate door middel van cookies, zoals wordt beschreven in ons cookiebeleid.

- Gegevensverwerking door ZETES ten behoeve van direct marketing
Als u een klant van ZETES bent of als er een relevante en legitieme relatie tussen u en ZETES bestaat, bijvoorbeeld wanneer u bent aangemerkt als een potentiële klant, dan kunnen wij (als u geen bezwaar maakt) op basis van ons gerechtvaardigde belang uw persoonsgegevens gebruiken om u via direct marketing te informeren over onze producten en diensten. We doen er alles aan om alleen informatie toe te zenden die relevant is voor de betrokkene.

Als u geen klant van ZETES bent en als u niet bent aangemerkt als potentiële klant van ZETES, dan worden uw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden gebruikt, tenzij u hiervoor toestemming geeft. In alle gevallen kunt u op elk gewenst moment uw toestemming intrekken.

- Het voorbereiden of opstellen van een contract
ZETES kan uw persoonsgegevens zonder uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het opstellen van een contract waarbij u partij bent, of om stappen te ondernemen voor het voorbereiden van een dergelijk contract (bijvoorbeeld om een offerte uit te brengen).

4 Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt?
Om aan de bovengenoemde doeleinden te voldoen, kunnen onder andere de volgende soorten persoonsgegevens worden verwerkt:
-algemene identificatiegegevens (titel, naam, adres enzovoort);
-persoonlijke informatie (telefoonnummer, e-mailadres, organisatie, functie en beschrijving van het verzoek dat u bij ZETES hebt ingediend).

ZETES verzamelt niet opzettelijk ‘bijzondere persoonsgegevens’ via onze website. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn: informatie waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens voor de unieke identificatie van een persoon, medische gegevens, informatie over seksleven of seksuele geaardheid, en in bepaalde gevallen burgerservice- en rijksregisternummers of specifieke financiële informatie.

De website van ZETES is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. We hechten grote waarde aan het beschermen van informatie over kinderen, met name in een digitale omgeving. We verzamelen of verwerken nooit bewust informatie over kinderen.

5 Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
De marketing- en verkoopteams van ZETES, evenals andere medewerkers van ZETES, hebben strikt op basis van ‘need-to-know’ toegang tot uw persoonsgegevens om de bovengenoemde doeleinden te kunnen realiseren.

De administratieve en/of technische medewerkers die zorgen dat onze marketingtools en onze website probleemloos functioneren en goed worden onderhouden, krijgen mogelijk ook toegang tot deze gegevens uit hoofde van de rollen die zij in ons bedrijf vervullen. Al onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsbepalingen.

6 Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven?
ZETES zal uw persoonsgegevens nooit delen, verkopen, overdragen of op een andere wijze distribueren, tenzij dit wettelijk verplicht is of u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens echter wel beschikbaar worden gesteld aan:
-onze dochter- en zustermaatschappijen, bedrijven in de ZETES Group, partners en/of medeorganisatoren van evenementen (teneinde de bovengenoemde doeleinden te realiseren);
-onze IT-serviceproviders (die zich mogelijk buiten de Europese Unie bevinden). Deze serviceproviders moeten passende waarborgen bieden om aan de AVG te voldoen. De serviceproviders van ZETES, en de gespecialiseerde serviceproviders die door hen worden geselecteerd, moeten het vertrouwelijke karakter van uw gegevens respecteren en mogen de gegevens uitsluitend verwerken volgens de aanwijzingen van ZETES.

7 Maakt ZETES gebruik van automatische beslissingsprocessen?
‘Automatische beslissingen’ worden gedefinieerd als beslissingen over personen die uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking van gegevens worden genomen en die rechtsgevolgen voor deze personen hebben of hen op een andere wijze in aanmerkelijke mate treffen. ZETES neemt geen automatische beslissingen volgens de bovengenoemde definitie.

8 Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
We bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de bovengenoemde doeleinden.

Als u een klant bent, bewaren we uw gegevens gedurende de looptijd van het contract tussen u (of de onderneming/organisatie die u vertegenwoordigt) en ZETES. Na afloop van het contract bewaren we uw gegevens in onze database zo lang als dit wettelijk voorgeschreven is. U kunt ons verzoeken uw gegevens eerder te verwijderen. In dat geval verwijderen wij alle gegevens die wij over u hebben, behalve de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren.

Als u geen klant bent, moeten we beslissingen nemen op basis van de informatie die we van u krijgen. We verwijderen uw gegevens onder andere wanneer we merken dat de verstrekte informatie niet langer correct is en we deze informatie niet kunnen corrigeren (bijvoorbeeld als we bericht krijgen dat een e-mail niet kan worden afgeleverd). Daarnaast verwijderen we uw gegevens vanaf het moment dat u ons hierom verzoekt. In principe worden uw persoonsgegevens automatisch verwijderd als we gedurende een periode van 5 jaar niets van u horen en ook geen activiteiten van u registreren (zoals bezoeken aan onze website, persoonlijke contacten met onze verkoopteams of het klikken op links in e-mailberichten).
Als u een sollicitant bent, bewaren we uw cv en uw persoonsgegevens in ons systeem gedurende 2 jaar na de sollicitatie. U kunt ons verzoeken uw gegevens eerder te verwijderen.

9 Hoe wordt de veiligheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?
ZETES heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, manipulatie en onbevoegde toegang of verwerking.
ZETES beperkt bovendien de toegang tot uw persoonsgegevens tot situaties waarin deze toegang strikt noodzakelijk is. Medewerkers die toegang tot deze gegevens hebben, zijn geïnformeerd over hun verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming. Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om een voldoende mate van bescherming te waarborgen.

10 Wat zijn uw rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door ZETES? Met wie kunt u hierover contact opnemen?
U kunt op elk gewenst moment contact met ZETES opnemen om de persoonsgegevens te beheren die u via onze website beschikbaar hebt gesteld. U kunt bij ZETES de volgende verzoeken indienen:
-inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
-beperking van of bezwaar tegen het verwerken of doorgeven van uw persoonsgegevens;
-intrekking van uw toestemming voor de verwerking of doorgifte van uw persoonsgegevens voor zover deze verwerking of doorgifte is gebaseerd op toestemming (de intrekking heeft geen gevolgen voor de wettigheid van eerdere verwerkingsactiviteiten);
-het ontvangen van uw gegevens om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (‘recht op overdraagbaarheid’);
-indiening van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit, indien u meent dat ZETES niet heeft gehandeld volgens de wet- en regelgeving voor gegevensbescherming.

Uw contactpersoon bij ZETES voor nadere informatie over deze rechten is onze Functionaris voor gegevensbescherming, die u kunt bereiken via het onderstaande adres:
ZETES INDUSTRIES sa/nv
Attn: Data Protection Officer
Da Vinci Science Park
Straatsburgstraat 3
1130 Brussel
Tel. +32 (0)2 728 37 11
E-mail dpo@zetes.com 
U ontvangt binnen 30 dagen antwoord.

11 Wijzigingen in onze Privacyverklaring
We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring op elk gewenst moment aan te passen om te kunnen voldoen aan eisen die worden opgelegd door de geldende wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. Raadpleeg daarom deze Privacyverklaring opnieuw voordat u uw persoonsgegevens aan ons verstrekt.

Laatst bijgewerkt: 24 mei 2018